crct manual 2014

File Name:crct manual 2014.pdf
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Category:Book
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crct manual 2014

Este perfil permite o gerenciamento dos seus contratos, carga de documentos, cadastro de funcionarios que atuam nas dependencias da Vale, bem como a avaliacao mensal do cumprimento das obrigacoes trabalhistas e previdenciarias. A gestao dos contratos de terceiros e realizada pela Deloitte Touche Tohmatsu. Depois de cadastrado, o usuario recebera email informando link de internet com endereco do sistema e senha temporaria de acesso. Com os dados para acesso em maos, o usuario utilizara o formulario abaixo: Ajuda Usuario (email) Senha Ajuda O item “Ajuda” do sistema, permite ao usuario ter acesso aos recursos necessarios a utilizacao do sistema, manual, apresentacao, planilha de efetivos, book de documentos, modelo de declaracao e ao recurso de recuperacao de senha. Recuperacao de senha Caso tenha esquecido a senha de acesso ao sistema, o usuario podera ter acesso ao recurso de recuperacao de senhas, e seguir os procedimentos conforme modelo abaixo: Usuario (email) Codigo numerico da imagem a direita 1 Primeiro acesso Se o usuario estiver utilizando o sistema pela primeira vez, sera exibido o formulario abaixo, solicitando a troca de senha. Esta troca de senha e necessaria por questoes de seguranca. Informe a nova senha e repita para confirmar Ainda no primeiro acesso, apos a troca de senha, o usuario devera preencher o “Termo de Conclusao de Curso”. Neste termo, o usuario assume estar apto para operar o sistema, sem que haja qualquer prejuizo ao processo de analise das suas obrigacoes perante a Vale. O usuario obtem aptidao para utilizar o sistema atraves de treinamento presencial, ou atraves do estudo deste manual e do apoio da apresentacao do sistema (ambos disponiveis no menu “Ajuda”). Ao preencher o termo, deve-se informar que tipo de treinamento teve, e em que data ocorreu. Apos preencher o manual, o sistema ficara disponivel para utilizacao.https://flothmeier.com/userfiles/canon-s1-is-service-manual.xml

Tipo de treinamento Data em que realizou o treinamento “Nao tente operar o sistema sem que esteja devidamente preparado, voce podera comprometer o processo de analise de sua empresa.” 2 Dashboard Gerenciando informacoes O formulario de Dashboard e uma area que permite o gerenciamento de todas as informacoes inerentes aos contratos, unidades do contrato e empresas vinculadas (o proprio Prestador e as subcontratadas se houverem). Perguntas Frequentes Dados do usuario conectado Check list da competencia correspondente Filtros para consulta Quadro de Avisos Carregando o Dashboard Para visualizar o a situacao de determinado contrato, unidade e empresa, o usuario deve: 1. N? do Contrato Informar o numero do contrato correspondente e clicar na lupa para pesquisar, caso nao saiba o numero do contrato, podera deixar o campo de contrato em branco e clicar na lupa de pesquisa, desta forma serao exibidos todos os contratos pertencente ao Prestador. O painel de pendencias somente sera exibido se o prestador possuir documentos de competencias anteriores que estao em atraso ou com algum tipo de nao conformidade. Para ter acesso ao formulario que permite carregar documentos, basta clicar sobre o botao “Ir para a pagina de envio dos documentos”. Os documentos da etapa inicial serao exibidos sempre que for inicio de um contrato, e tambem quando qualquer destes documentos estiver com data de validade vencida. As validades dos documentos sao atribuidas pela Deloitte, durante o processo de analise. Para os documentos que nao se aplicam a empresa, deve-se clicar na opcao de “Nao se aplica”, do documento correspondente. Quando em determinada competencia nao houver prestacao de servico para a Vale, o prestador devera selecionar o item “Nao houve prestacao de servicos nas instalacoes da Vale, dentro da competencia selecionada”.http://www.marconivivai.it/uploads/canon-s1-is-powershot-manual.xml

Dados da empresa, contrato e unidade selecionados Exercicio correspondente Lista de documentos para carregar Se nao houver prestacao de servicos na competencia, clique aqui. Se o documento nao se aplica, clique aqui e informe a justificativa no espaco correspondente No formulario acima, o usuario podera enviar os arquivos individualmente para cada um dos documentos. Para isso, devera clicar no botao “Adicionar” que esta posicionado na linha do documento desejado, e selecionar o arquivo correspondente, conforme imagem abaixo. Carregados os arquivos desejados, devera clicar no botao “Gravar”. 5 Ao gravar os arquivos que foram adicionados, sera exibido o formulario abaixo, onde o usuario podera gerenciar todos os documentos que ja foram carregados ate o momento, quais ainda faltam, ou simplesmente enviar para analise. Caso ainda nao tenha efetuado a carga de todos os documentos, podera clicar no botao “Adicionar mais arquivos” e retornar ao formulario de carga de documentos. E importante citar que ao clicar no botao “Enviar para analise”, sera gerado protocolo correspondente em que o sistema armazenara internamente quais documentos foram enviados para analise. A partir deste momento, o usuario nao podera mais adicionar arquivos no periodo disponivel. Clique em uma das abas para consultar os documentos por status Clique aqui para voltar a tela de carga de documentos Use estas opcoes para visualizar ou excluir os arquivos Para enviar para analise, clique aqui Carregando arquivos em lote Este recurso permite ao usuario maior agilidade para a carga de documentos. Nele, o usuario podera carregar varios arquivos simultaneamente (com uso de arquivo compactado), assim como permitir a classificacao dos tipos de documento automaticamente pelo sistema, caso faca uso da regra de nomeacao padrao de arquivos (sera explicado no topico “Consideracoes sobre carga de arquivos”). Para ter acesso a carga de documentos em lote, o usuario devera clicar na aba “Envio de documentos em lote”.

Nesta tela, serao exibidos todos os arquivos que foram identificados dentro do arquivo compactado gravado com o recurso acima (o sistema automaticamente descompacta o arquivo para identificar o conteudo). Se o usuario ja tiver nomeado o(s) arquivo(s) conforme nomenclatura padrao (sera explicado no topico “Consideracoes sobre carga de arquivos”), o sistema automaticamente vincula o arquivo identificado ao documento correspondente. Caso contrario, os documentos que nao foram identificados ficarao disponiveis na pasta “Nao identificado”, neste caso o usuario precisara vincular manualmente ao documento correspondente atraves do recurso “Mover para”, localizado logo acima da lista de documentos do lado direito da tela. Apos vincular todos os arquivos carregados, o usuario precisara clicar no botao “Gravar” para concluir o procedimento, e esta acao que garante que os arquivos ficarao “fisicamente” associados ao documento correspondente. Pastas de classificacao de arquivos (nao identificados e documentos) Para mover manualmente os arquivos nao identificados, clique no arquivo e selecione o documento aqui Lista de arquivos na pasta selecionada Para confirmar a classificacao efetuada, clique aqui Apos gravar o arquivo o usuario sera direcionado para a tela seguinte onde podera visualizar documentos que carregou e deve clicar em “enviar para analise” os 7 Clique aqui para enviar para analise Apos clicar em “enviar para analise” o usuario sera direcionado para a proxima tela onde sera alertado sobre a necessidade de atualizar o cadastro de funcionarios antes de prosseguir com o envio dos documentos, nesta mesma tela ha a possibilidade de optar por prosseguir com o envio de documentos sem atualizar o cadastro de empregados ou ate mesmo manter as informacoes de empregados da competencia anterior. Retornar ao funcionarios.

Caso o usuario escolha a opcao “1” (hum) sera direcionado para a tela de cadastro de empregados, a opcao “02” (Dois) basta clicar em “enviar para analise” e recebera a mensagem de que caso envie para analise nao podera mais manipular os dados do cadastro ou anexar mais documentos naquela competencia, a opcao “03” (tres) permite prosseguir com o envio de documentos e aplica-se a diretiva N.I (Nao Informado). Apos clicar em “Enviar para Analise” o usuario recebera um alerta de que nao sera mais possivel manipular o cadastro ou anexar documentos, conforme a imagem a seguir. 8 a do Competencia sem prestacao de servicos Nos meses em que nao houver prestacao de servicos nas dependencias da Vale, as empresas deverao utilizar de recurso previsto na tela de carga para a devida justificativa. Devera clicar na opcao “Nao houve prestacao de servicos nas dependencias da Vale, dentro da competencia selecionada” e enviar declaracao correspondente (esta declaracao esta disponivel para download nesta mesma tela e tambem no menu “Ajuda”). Para concluir o procedimento, devera enviar para analise. Clicar aqui para indicar nao prestacao de servicos na competencia Forneca a declaracao correspondente Clique aqui para enviar para analise Enviando arquivos para analise Ao submeter arquivos para analise, o usuario nao podera carregar novos arquivos ate que um novo ciclo esteja disponivel. Ao clicar nesta opcao o sistema confirmara se o usuario realmente deseja prosseguir, e se confirmado, sera exibido protocolo correspondente (veja imagem). O mesmo numero de protocolo tambem sera enviado por email ao usuario conectado. Protocolo de envio de documentos “Somente utilize a opcao Enviar para analise, depois de carregar os arquivos. Apos clicar nesta opcao, os recursos de carga ficarao desabilitados para a competencia correspondente.” 9 Consideracoes sobre carga de arquivos Este topico aborda alguns pontos que auxiliarao o usuario a ter um melhor aproveitamento dos recursos disponiveis no sistema.

Documentos compartilhados Como ja citado anteriormente, o sistema agrupa em uma lista unica de documentos, todos os documentos que precisam ser fornecidos em determinada competencia. Internamente ainda existe o conceito de documentos iniciais, mensais e finais, entretanto tratados de forma mais simplificada. Alem disso, foi criado o conceito de “documentos compartilhados”, que significa que alguns documentos assim classificados, somente precisarao ser carregados uma vez (considerando a validade) para uma determinada empresa, independente do contrato ou unidade. Ou seja, carregando um documento compartilhado cuja validade e de um ano, por exemplo, o documento sera compartilhado automaticamente com outros contratos que a empresa tem com a Vale. Documentos x Arquivos No sistema, cada documento podera ter um unico arquivo associado no momento da carga, portanto, caso se trate de algum documento em que o usuario precise enviar varios arquivos, sera necessario agrupar todos os arquivos em um unico arquivo criptografado “.ZIP”. Tipos de arquivo E regra do sistema, que os arquivos sejam enviados somente com os formatos devidamente autorizados. Arquivos editaveis (Word (.doc), Texto (.txt), Excel(.xls) etc), por exemplo, nao sao permitidos. O sistema possui recurso para filtrar os formatos carregados, permitindo somente os predeterminados. Durante a analise, se for identificado qualquer arquivo fora do padrao permitido (dentro de arquivos compactados, por exemplo), o analista automaticamente marcara o documento como “Nao conforme”, invalidando o que foi enviado. Os formatos permitidos sao: -.ZIP; -.PDF; -.GIF; -.JPG; -.JPEG; -.PNG; -.TIFF. Tamanho dos arquivos Para maior eficiencia e rapidez no envio dos arquivos, sugere-se que os arquivos sejam sempre compactados. Alem disso, no caso de envio de imagens, sugere-se que sejam feitas imagens sempre com baixa resolucao e sempre compactadas antes do envio.

O maior beneficiario no envio de arquivos pequenos e o proprio usuario, ja que a carga sera muito mais rapida. Organizando arquivos Como mencionado, a cada documento deve-se associar somente um unico arquivo, neste caso, e necessario que o usuario sempre crie um unico arquivo por tipo de documento. Por exemplo, em enviar as imagens de 3 carteiras de trabalho, sera necessario criar um unico arquivo CTPS.ZIP (por exemplo) contendo as 3 carteiras, e associar este arquivo ao documento correspondente. Nomenclatura Padrao No procedimento de carga de documentos em lote, o usuario conta com uma ferramenta muito importante que e a identificacao automatica de arquivos. Aqui, cada documento que estiver identificado com a nomenclatura padrao, sera automaticamente relacionado ao documento correspondente. Por exemplo, na carga em lote, o usuario enviara um unico arquivo compactado (JANEIRO.ZIP, por exemplo). Este arquivo contem outros 3 arquivos (CPTS.ZIP, CNPJ.ZIP e GPS.ZIP, por exemplo). Ao carregar o arquivo JANEIRO.ZIP, o sistema automaticamente ira descompactar este arquivo e carregara os arquivos CTPS.ZIP, CNPJ.ZIP e GPS.ZIP nos documentos correspondentes, sem necessidade de associacao manual. Sera exibido o formulario abaixo que contem a lista de todos os documentos pendentes, por ordem descendente de competencia. Clique aqui salvar as pendencias em arquivo Excel Lista de documentos pendentes e competencia correspondente Clique aqui para enviar documento pendente Carga de documentos pendentes O formulario de carga de documentos pendentes (abaixo), permite ao usuario visualizar todas as pendencias selecionando o exercicio e todas as competencias correspondentes. Para ter acesso aos detalhes, inconsistencias identificadas, comentarios do analista, acoes corretivas e opcoes para enviar comentarios e enviar novo arquivo, o usuario deve clicar no botao “Detalhes.”.

Clique no mes correspondente para mudar a competencia Clique aqui para selecionar o exercicio Clique aqui para acesso aos detalhes 13 Carga de documentos pendentes - Detalhes O formulario de detalhes da pendencia permite ao usuario ter acesso a todos os dados que explicam a nao conformidade do documento correspondente. Neste formulario sera possivel ao usuario enviar algum tipo de comentario ao analista, assim como enviar um novo arquivo para nova analise. Nome do documento Descricao do documento Competencia do documento Lista de inconsistencias Clique aqui para visualizar modelo do documento Clique nesta aba para enviar arquivo Clique aqui para enviar para nova analise Carga de documentos pendentes - Inconsistencias A imagem abaixo exibe o detalhe de contido nas inconsistencias identificadas pelos analistas, comentarios efetuados e as acoes corretivas correspondentes. Recurso para envio de arquivo Clique aqui para reenviar para analise Ao clicar em enviar para analise, sera emitido protocolo para a pendencia correspondente. Neste caso, sempre sera emitido um protocolo para cada pendencia enviada para analise (conforme imagem). O mesmo numero de protocolo tambem sera enviado por email ao usuario conectado. Protocolo correspondente 15 Funcionarios Gerenciando funcionarios Para gerenciamento das informacoes dos funcionarios que serao alocados para a prestacao de servicos na Vale, o sistema permite tanto a manutencao individual quanto em lote destes funcionarios, conforme imagem abaixo (cadastro de empregados, cadastro em lote e editar empregado). Cadastrando funcionarios individualmente Este recurso destina-se aquelas empresas que possuem poucos funcionarios que precisam ser cadastrados, ou para cadastros eventuais, dispensando o uso da planilha de efetivos. Para cadastrar um novo funcionario, o usuario deve primeiramente identificar o contrato, a unidade e a empresa correspondente. Em seguida fornecer todos os dados solicitados pelo sistema, conforme imagem abaixo.

Selecione o contrato Informe os dados do empregado Selecione a unidade Selecione a empresa 16 Cadastrando funcionarios em lote Para agilizar o processo de cadastro de funcionarios, pode-se utilizar o cadastro de funcionarios em lote. Este recurso se utiliza de uma planilha Excel denominada “Planilha de Efetivos”, onde o prestador deve inserir todos os dados de todos os funcionarios que pertencerao a determinado contrato, unidade e empresa, e efetuar o upload do arquivo. Caso qualquer informacao obrigatoria nao tenha sido fornecida, ou nao estiver devidamente validado, o programa de importacao alertara o usuario para que identifique facilmente os registros com problema e permita que sejam corrigidos para efetuar uma nova importacao ou, se o usuario preferir, podera dar prosseguimento a importacao dos registros que estiverem corretos, desprezando os incorretos. O primeiro passo para a carga em lote, e identificar o contrato e a unidade para qual os funcionarios que serao carregados trabalharao. Nao sera aceita outra planilha que nao a disponivel no menu “Ajuda”. 17 No processo de carga, os dados da planilha serao validados. Caso sejam identificados registros que possuem informacoes obrigatorias pendentes, ou dados cujo valor e invalido (CPF, por exemplo), o registro ficara marcado para identificar que e um registro com problema. Neste momento o usuario pode corrigir a planilha, voltar a etapa anterior e carregar o arquivo novamente. Caso queira prosseguir com a importacao, mesmo com registros com problemas, estes serao desprezados durante a importacao dos dados para o cadastro de funcionarios. Registros com problema identificado Feitos os devidos ajustes na planilha, o usuario devera efetuar uma nova carga da planilha e efetuar a gravacao. Clique aqui para gravar os registros corretos 18 Efetuada a gravacao, o sistema emitira protocolo correspondente para registro do procedimento. O mesmo numero de protocolo tambem sera enviado por email ao usuario conectado.

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